Effective Office Cloud – Svi dokumenti uvijek pri ruci

Ako smo do nedavno sve podatke držali na lokalnim računalima, danas prednost dobiva računarstvo u oblaku, gdje su podaci na raspolaganju svima kojima je pristup do njih omogućen. Isto se događa s poslovnim programima i sistemima, kojima oblak udahnjuje novi život.

Odgovor na pitanje zašto se tako mnogo poduzeća odlučuje na preseljenje u oblak nalazi se u prednostima koje olakšavaju brže organiziranje, upravljanje i vođenje svakodnevnog rada. EffectiveOffice Cloud vam donosi sve prednosti dokumentnog rješenja EffectiveOffice, brz i jednostavan pristup svim poslovnim podacima bilo gdje i bilo kada i još mnogo toga, budući da brigu o uspostavi, radu i nadogradnji rješenja vodimo mi.

Ovladavanje dokumentnim procesima je umijeće

S Canonovim EffectiveOfficeom su primanje, slanje, upotreba, priprema i upravljanje dokumentima lakši i učinkovitiji, a uz to će osigurati temeljitije iskorištavanje vremena i drugih resursa unutar poduzeća. U svom poduzeću možda već danas dokumente skenirate i pohranjujete ih u mape. Znate li što se onda događa s njima? Znate li da između njih postoji veza? Prednost dokumentnog sistema je naime u tome što smisleno povezuje sve dokumente pohranjene u elektroničkom obliku. Nadogradnjom putem Canonovog rješenja dobit ćete kontrolu, pregled i jednostavnu dostupnost te napredne funkcije, a istovremeno ćete uštedjeti vrijeme i novac. Štoviše, budući da ćete svaki dokument moći opremiti zadacima i uputama za obradu, vaše će kolege tačno znati što se od njih očekuje u vezi s primljenim dokumentom.

S EffectiveOfficeom uspostavit ćete jedinstvenu evidenciju o svoj dolaznoj pošti vašeg poduzeća pa ćete je moći distribuirati zaposlenicima elektronički. Osigurat ćete potpuni tok dokumenata, a kolege će poštu koja im je namijenjena moći pregledavati i baviti se njome u elektroničkom obliku – bilo gdje i bilo kada. Moći ćete u svakom trenutku pratiti i provjeriti status poslane pošte i provjeriti stanje dodijeljenih zadataka.

Ugovori pohranjeni u digitalnom obliku sigurni su i uvijek dostupni na uvid odgovornim osobama. EffectiveOffice će vas kao odgovornu osobu upozoriti prije određenog roka o isteku ugovora ili o potrebnoj aktivnosti prije isteka. Ugovori će biti dostupni za pregled u bilo kojem trenutku, a mogu se dopunjavati aneksima.

Ulazni računi će se u glavnom uredu digitalizirati i razdijeliti među raznim odobravateljima s različitim pravima i ograničenjima za odobravanje ili drugim odgovornim osobama. Postupak likvidacije može se pratiti od trenutka primitka preko postupka odobrenja do uplate u financijskom odjelu. Kada su svi zadaci u vezi s određenim računom dovršeni ili je račun plaćen, likvidacija se završava i odobravatelj prima obavijest o tome.

Zaposlenik će prije odlaska podnijeti zahtjev za službeno putovanje i poslati ga svom nadređenom. Nakon odobrenja započinje proces obrade putnog naloga. On ostaje otvoren dokle god se zaposlenik ne vrati i ne dopuni putni nalog potrebnim dokumentima. Putni nalog se zatim prosljeđuje na pregled i obradu osobi koja ga potvrđuje i obavlja povrat troškova.

Evidenciju o godišnjim odmorima zaposlenika imat ćete na jednom mjestu, zajedno s izdanim zahtjevima, odobrenjima i zaključenim dopustima. Vođenje bolovanja obavljat će se na isti način, zahtjev će biti otvoren i vodit će se sve do isteka bolovanja. Bolovanje će se zaključiti skeniranom doznakom.

EffectiveOffice će vam omogućiti praćenje ponuda za natječaje u poduzeću. Za svaku primljenu ponudu će odgovorna osoba označiti je li ponuda odgovarajuća ili nije pa će na temelju toga ponudu prihvatiti ili odbaciti i o tome automatski obavijesti ponuđača. Nakon što odaberete odgovarajućeg ponuđača među primljenim ponudama, ponuđač će o tome biti obaviješten i postupak će se završiti.

Zanima li vas kako:
• pojednostaviti upravljanje dokumentima?
• omogućiti mobilan pristup dokumentima u poduzeću?
• pratiti tko pristupa dokumentima?
• brzo pretraživati dokumente?
• odrediti tko mora s dokumentima obavljati koje funkcije?
• automatizirati dokumentne procese?
• poboljšati učinkovitost poslovanja?


Naši će vam savjetnici rado odgovoriti na pitanja i pomoći vam u odabiru
najprikladnijeg rješenja.